Teamwork around the world - Wie das digitale Team funktionieren kann

Mitarbeitende fordern mehr Flexibilität und die Technik bietet die Möglichkeit: Remote Arbeiten. Menschen, die sich kaum oder sogar noch nie getroffen haben, erarbeiten gemeinsam Ideen und schließen berufliche Projekte ab. Was New-Work-Herzen höherschlagen lässt, bringt aber auch Herausforderungen mit sich, die sich häufig erst nach einiger Zeit herauskristallisieren. Nicht zuletzt die Corona-Pandemie hat gezeigt, dass die Technik den persönlichen Austausch nicht ersetzen kann. Es kommt schneller zu Missverständnissen, beispielsweise durch unterschiedliche Zeitzonen, kulturelle Unterschiede oder ein geringes Wissen über den Kontext des anderen. Ein harmonisches und produktives Team zu führen, oder Teil eines solchen zu sein, ist anspruchsvoll, aber nicht unmöglich! Routinen und spezielle Meetingformen schaffen eine Atmosphäre des Zusammenhalts und des Vertrauens. Wie das aussehen kann, haben wir hier zusammengestellt.
 
Dem Namen ein Gesicht geben
Es ist schwierig, Entscheidungen zu treffen und Informationen mit Menschen auszutauschen, die man kaum kennt. Es ist also fundamental, eine vertrauensvolle, herzliche Atmosphäre zu schaffen, in der sich Mitarbeitende untereinander kennenlernen und einschätzen können.

Neben fachlichen Themen muss auch Zeit für den persönlichen Austausch bleiben. Es sollten Gelegenheiten geschaffen werden, in denen Mitarbeitende auch informell plaudern und sich über die reinen Geschäftsbeziehungen hinaus kennenlernen dürfen. In Meetings sollte zunächst Zeit für ein persönliches Check-in sein. Neben dem klassischen „Wie gehts dir?“, kann dies auch mal eine Filmempfehlung oder ein Rezept für die Mittagspause sein. Auch Events dürfen nicht fehlen, ob eine gemeinsame digitale Mittags- oder Kaffeepause, die Remote Happy Hour nach der Arbeit oder ein online Escape-Room - gemeinsame Erlebnisse, auch online, fördern den Austausch, das Vertrauen und das Gemeinschaftsgefühl.
 
Routinen bringen Nähe
Der persönliche Kontakt, der sonst eine Gruppe formt, Arbeitsabläufe regelt und das Gefühl einer gemeinsamen Verantwortung schafft, ist bei Remote Work nicht immer gegeben. Doch auch online ist es möglich, ein Gemeinschaftsgefühl und Verbundenheit zwischen Kolleg:innen zu entwickeln.

Wiederkehrende Meetingformen wie ein Remote Brainstorming (Ideen Sammlung in großer Gruppe über einen Videocall) oder z.B. der Feedback Friday (online Evaluation der Zusammenarbeit im direkten Austausch) können dabei helfen, Aufgaben zu strukturieren und Mitarbeitende zusammen zu bringen. Dabei ist es wichtig, alle Teilnehmenden an die gemeinsamen Ziele und die Zuständigkeiten Einzelner zu erinnern. Aus der Ferne und über den Schriftverkehr können Aufgaben unterschiedlich interpretiert werden und Wichtiges aus dem Fokus geraten. Regelmäßig sollte so an die gemeinsame Verantwortung appelliert werden, um ein „Wir-Gefühl“ zu schaffen. Diese fest datierten Meetings schaffen Struktur und bieten einen Ort um gemeinsam über Aufgaben zu sprechen. So können Mitarbeitenden effizient arbeiten und Probleme und Fragen in den regelmäßigen Meetings mit ihren Kolleg:innen besprechen. Auch ein gemeinsamer Arbeitsbereich im Intranet, teameigene Chatfunktionen und Newsletter können dabei unterstützen.
 
Sehen und gesehen werden
Zwischen 9 offenen Tabs und noch mehr ungelesenen E-Mails geht es manchmal einfach unter: das Feedback! Während im Büro oft direkt der Input von außen auf eine Idee folgt, schafft es vor allem Lob selten ins Postfach. Dabei kann ein einfaches „coole Idee, das hat mir sehr geholfen!“ Wunder wirken. Nur wer sich gesehen und wertgeschätzt fühlt, spürt Sinnhaftigkeit in der zubereitenden Aufgabe. Das muss nicht immer eine Lobeshymne sein, auch konstruktive Kritik ist wichtig, und fördert die produktive Zusammenarbeit.

Regelmäßige Gespräche und Feedbackschleifen können dabei helfen, Lob und konstruktive Kritik zu etablieren. Um die Effizienz zu verbessern und Frustration zu vermeiden, lohnt es sich, Meetings sorgfältig vorzubereiten. Dokumente sollten im Vorfeld gelesen werden und Kritik am besten als Sandwich (erst positiv, dann negativ, zuletzt positiv) vorformuliert werden. Somit vermeidet man impulsives negatives Feedback, das oft harsch sein kann. Rückblickgespräche helfen dabei, die Zusammenarbeit zu evaluieren. Achten Sie darauf, sich bei ihren Kolleg:innen für deren Unterstützung zu bedanken, gute Ideen zu loben und Wünsche für die Zukunft zu formulieren. Erfolge können hier auch gemeinsam geteilt und gefeiert werden.
 
Kommunikation ist der Schlüssel
Wenn es um die Verteilung von Aufgaben geht, sind Unklarheiten in der Kommunikation besonders fatal und können dazu führen, dass sich Projekte verzögern oder gar nicht zu Ende geführt werden. Das ist nicht nur frustrierend für Einzelne, auch die Gruppendynamik leidet darunter. Besondern auf Distanz kann es hier oft zu unterschiedlichen Interpretationen kommen.

Um sich einen Überblick über die Aufgaben der anderen zu machen, können Meetings zum Wochenanfang wie ein „Motivation Monday“ helfen. Gemeinsam können Ziele und Aufgaben festgesteckt werden. Dabei sollte zwingend auch kommuniziert werden, ob bei den Aufgaben Hilfe von Kolleg:innen benötigt wird. Stellen Sie Fragen, wie „Was willst du diese Woche erledigen?“, „Worauf freust du dich?“, „Welche Aufgaben bereiten dir Kopfschmerzen?“ und „In welcher Form kannst du dabei unterstützt werden?“. Darauf können sich ihre Kolleg:innen im Vorfeld vorbereiten. Um den Erfolg zu bewerten, lohnt sich ein Gespräch am Ende der Woche. „Was war dein größter Erfolg diese Woche?“, „Was hast du gelernt?“, „Was wünschst du dir für nächste Woche?“ oder „Was soll anders laufen?“. Meetings zur Evaluation zeigen auf, was gut lief, was verbessert werden kann oder auch wo der Arbeitsaufwand falsch bemessen war. Besonders bei der ortsunabhängigen Arbeit ist diese Transparenz für die Organisation wichtig.

Für online-Meetings sollten einige Regeln beachtet werden. Neben einer möglichst kurzen Redezeit in einfacher Sprache und klaren Formulierungen sollten sich alle Teammitglieder ausreden lassen. Um das Risiko von Missverständnissen zu minimieren, hilft es, das Gesagte umformuliert zu wiederholen, um zu überprüfen, ob der Gegenüber richtig verstanden wurde. Auch nonverbale Kommunikation sollte berücksichtigt werden, z. B. „Leonie, du hast noch nichts zu dem Thema gesagt. Kannst du dich mit den Ideen identifizieren?“

Challenge accepted!
Teambuilding ist ein langwieriger Prozess. Sowohl unter einem Dach als auch online entsteht ein gutes Team nicht über Nacht. Doch keine Scheu vor dem Remote Work: Der Einsatz, der benötigt wird, um eine passende Atmosphäre zu schaffen, zahlt sich aus. Die Zusammenarbeit von Menschen, die aus unterschiedlichen regionalen Kontexten stammen, fördert die Unternehmenskultur und kann wesentlich zum Gelingen eines Projektes beitragen. Diversität hat das Potenzial, frischen Wind, neue Ideen und andere Blickwinkel zu bringen. Im Ergebnis steht eine harmonische und erfolgreiche Zusammenarbeit.