Willkommen an Bord! So wichtig ist Onboarding

Besonders in Zeiten des „War for Talents“ lohnt es sich, Mitarbeitende langfristig an das Unternehmen zu binden und ihr gesamtes Entwicklungspotenzial auszuschöpfen. Einen wichtigen Grundstein dafür legt der Onboarding-Prozess, denn bereits der erste Eindruck muss für eine produktive und vor allem langfristige Zusammenarbeit stimmen. Obwohl Untersuchungen zeigen, wie wichtig gerade die ersten Wochen im Unternehmen für neue Teammitglieder sind, scheint das Prozedere noch nicht in angemessener Form etabliert zu sein. Viel zu oft fühlen sich neue Mitarbeitende alleingelassen oder nicht gut genug in ihre zukünftigen Aufgaben eingearbeitet. Eine ganz besondere Herausforderung bringt auch die Verschiebung von Arbeit aus dem Büro ins Homeoffice mit sich. Das digitale Onboarding bietet zwar neue Möglichkeiten, kann aber niemals die Nähe, die z. B. ein herzlicher Händedruck schafft, inszenieren – oder etwa doch?

Wie der richtige Einstieg gelingt und welche Dos und Don’ts dabei auf der Liste stehen, haben wir hier zusammengestellt.

Willkommen an Bord – so wichtig ist Onboarding

Die Gefahr einer Kündigung seitens der neuen Arbeitnehmer:innen ist insbesondere in den ersten Monaten hoch. Wenn Erwartungen nicht erfüllt werden, es direkt zu Beginn zu unangenehmen Pannen kommt oder wenn es im Team einfach nicht so recht klappen will, steigt die Frustration. Und das sind nur einige von vielen guten Gründen, das Onboarding ernst zu nehmen und neue Mitarbeitende detailliert auf ihre Aufgaben vorzubereiten. Ein klares Briefing zu Tätigkeiten und Tools, aber auch zu der Unternehmensstruktur und dem Stil der Zusammenarbeit beugt Missverständnissen und Fehlern vor. Somit können bessere Ergebnisse im Team erzielt und Erfolge gemeinsam gefeiert werden. Ein Onboarding-Prozess sollte aber nicht nur rein fachlich sein, denn es geht natürlich auch darum, den Teamzusammenhalt zu stärken und Kommunikationsabläufe zu erarbeiten. Gemeinsame Mittagspausen in lockerem Zusammensein oder Teamevents bieten die Möglichkeit, einander besser kennenzulernen, und stärken das Verhältnis unter den Kolleg:innen.

Nicht zu vergessen ist natürlich, welche Rolle das Onboarding für das Employer Branding spielt. Unternehmen, die Mitarbeitenden einen effektiven und erfolgreichen Einstieg bieten, werden auf dem Arbeitsmarkt als attraktiver Arbeitgeber wahrgenommen. Das hält Angestellte nicht nur im Unternehmen, es wirkt auch noch wie ein Magnet und regt im besten Fall neue qualifizierte Kräfte an, sich zu bewerben.

Auch Onlineplattformen können hierbei unterstützen und einen angenehmen Einstieg in die eigenen vier Wände des Homeoffice bringen. Über Onboarding-Software können beispielsweise Videos zu Arbeitsabläufen on demand abgerufen werden, die im Prozess der Einarbeitung unterstützen, aber auch im weiteren Arbeitsverhältnis als Hilfe dienen können. Kommunikation ist ein Muss: Projektmanagementtools, Chats, E-Learning-Systeme und Programme für Videokonferenzen sorgen für den nötigen Austausch. Die Digitalisierung dieses Prozesses bedeutet aber nicht, dass die Herzlichkeit verloren gehen muss. Zum ersten Arbeitstag kann ein kleines Welcome-Paket mit Visitenkarten, Kaffeetasse, einer kleinen Fotogalerie der Kolleg:innen und wichtigen Arbeitsutensilien versendet werden (Unser Blogbeitrag zu „Teamwork around the world - Wie das digitale Team funktionieren kann“ liefert Inspiration zur Integration von Mitarbeitenden im Homeoffice).

Typische Fauxpas des Onboardings, die sich vermeiden lassen

Aus Fehlern lernen lohnt sich auch beim Onboarding. Erinnert Ihr Euch noch an ein altes Praktikum während der Schule oder Ihres Studiums? An den ersten Job oder den Wechsel in eine andere Abteilung? Wir waren doch alle mal neu und haben uns mal mehr und mal weniger aufgehoben gefühlt. Aus diesen Erlebnissen können einige Schlüsse gezogen werden, um so den eigenen Onboarding-Prozess zu verbessern. Ganz typische Fehler, die sich einfach vermeiden lassen, sind folgende:

- Neue Mitarbeitende wissen am ersten Tag nicht, was sie erwartet.

Vom Zeitpunkt der Vertragsunterzeichnung an sollte loser Kontakt zu der neuen Arbeitskraft gehalten werden. Informationen zur Zusammenarbeit und zur Struktur des Unternehmens, zum Ablauf des ersten Tages und eine kurze Teamvorstellung können im Vorfeld per Mail versendet werden und hinterlassen bereits vor dem ersten Tag einen guten Eindruck.

- Die neuen Mitarbeitenden sind da, aber die Organisation ist noch nicht fertig.

Nichts ist frustrierender, als sich bereits am ersten Tag überflüssig zu fühlen. Daher sollte spätestens am Tag vor Arbeitsbeginn von Kolleg:innen und Vorgesetzten überprüft werden, ob der Arbeitsplatz und alle Arbeitsutensilien (Zugangsdaten, Rechner, Zugriffsrechte auf Programme, Lizenzen etc.) bereit sind, sodass die neue Kollegin oder der neue Kollege gleich loslegen kann. Neben den Formalitäten wie Verträgen und Verordnungen sollte auch der Schlüssel oder Badge und der Mitarbeiterausweis beantragt sein. So kann es gleich losgehen.

- Es fehlen die Ansprechpartner:innen.

Um eine Atmosphäre des Vertrauens zu schaffen, sollte mindestens eine Person aus dem Unternehmen, gerne auch als "Buddy" oder „Mentor“, bereitgestellt werden, um der neuen Person unter die Arme zu greifen. Wichtig ist, dass der Person neben seiner eigentlichen Arbeit genug Zeit gegeben wird, um sich um das Onboarding zu kümmern. Neulinge sollten niemals das Gefühl haben müssen, sie würden mit ihren Fragen stören.

- Für das Onboarding wird zu wenig Zeit eingerechnet.

In der Regel sollte ein Unternehmen mindestens 90 Tage für diesen Prozess kalkulieren. Das Onboarding ist nämlich nicht nur ein kurzes Kennenlernen und Einweisen, ganz besonders wichtig ist es, Neuankömmlinge über ihren gesamten Einstieg zu begleiten. Hilfreich ist es auch, bei ersten Projekten unterstützend zur Seite zu stehen, bis alle Arbeitsabläufe verstanden sind. Auch entsprechende Fortbildungen, Netzwerktreffen oder Mitnahmen zu Meetings außerhalb des Verantwortungsbereiches der Person sorgen dafür, neue Mitarbeitende entsprechend zu integrieren. Um auf die Bedürfnisse der neuen Teammitglieder einzugehen, aber auch um ihnen Feedback zu geben, lohnen sich regelmäßige Feedbackgespräche (schaut Euch hier unseren Blogbeitrag dazu an: Die Kunst des gelungenen Feedbacks).

- Die Erwartungen werden nicht erfüllt und Aufgaben sind nicht klar.

Bereits im Arbeitsvertrag und im Bewerbungsprozess werden Aufgaben und gegenseitige Erwartungen festgelegt. Es gilt, diesen Rahmen im Onboardingprozess durchzusetzen, gegebenenfalls nachzujustieren und klare Anforderungen zu formulieren. Natürlich verschieben sich Verantwortlichkeiten und Tätigkeitsbereiche häufig. Wichtig ist es aber, insbesondere zu Beginn des Arbeitsverhältnisses einen klaren Rahmen festzulegen, sodass Ziele erreicht werden können und es nicht zur Frustrationen kommt. Zu Beginn helfen Leitfäden und Checklisten dabei, die Aufgaben festzulegen und zu strukturieren. Der ganze Prozess sollte von regelmäßigen Feedbackgesprächen begleitet werden, sodass ein Rahmen immer wieder festgelegt werden kann.

Aye, aye, Käpten – Head of Onboarding

Im Prozess der Einstellung sind die Verantwortlichkeiten und die Kommunikation häufig ganz klar geregelt. Sobald der Vertrag unterschrieben ist, wird die Kommunikation schwieriger. Ob Kolleg:in oder Chef:in, oft bleibt neben den täglichen Aufgaben nicht genug Zeit, sich noch dem Onboarding Prozess zu widmen. Hier lohnt es sich, eine im Unternehmen verankerte Position zu schaffen, die für den Onboarding-Prozess zuständig ist, diesen managt und den neuen Mitarbeitenden bei Fragen zur Seite steht.

Die ersten Unternehmen beschäftigen deshalb einen „Head of Onboarding“. Mit fachlichen und sozialen Kompetenzen sowie Hintergrundwissen aus dem Personalwesen kann diese Person den Onboarding-Prozess für Neuankömmlinge konstruktiv und maßgeschneidert gestalten. Ob Praktikant:innen, Azubis oder Führungspersonen, der Head of Onboarding kann auf die Bedürfnisse des Einzelnen individuell eingehen.

Als Person, die nicht Teil des Teams ist, kann der Onboarding-Verantwortliche einen differenzierten Ansatz verfolgen, um mit Problemen und Sorgen der neuen Mitarbeitenden besser umzugehen. Durch eine teamexterne Vermittlung können Unstimmigkeiten im Rahmen der Zusammenarbeit durch eine neutrale Person gelöst werden. Das Potenzial, das die Etablierung eines Head of Onboarding mit sich bringt, ist riesig. Gut eingearbeitete und herzlich willkommen geheißene Mitarbeitende bleiben dem Unternehmen lange erhalten.